Comment tester les compétences Microsoft Office pour le recrutement

La plupart des CV reçus par les managers en recrutement contiennent une liste de compétences Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Mais en réalité, la plupart de ces compétences sont limitées à des fonctions rudimentaires dans les outils Office, telles que copier/coller, envoyer des e-mails ou créer une nouvelle présentation.

Une étude récente réalisée par la National Skills Coalition a montré que près d’un travailleur américain sur trois a des compétences informatiques très faibles ou presque inexistantes. Mais ce n’est pas tout, avec une statistique encore plus préoccupante : environ 40 % de ces travailleurs occupaient des postes nécessitant une utilisation complexe des ordinateurs.

Il ne suffit pas d’indiquer des compétences MS Office dans un CV pour réellement les posséder. Le ou la candidat peut avoir des compétences Office de base, mais celles-ci peuvent ne pas suffire à des fins commerciales complexes. Cet article vous aidera donc à comprendre :

• Quels sont les postes qui ont le plus besoin des outils Microsoft Office

• Les inconvénients d’embaucher quelqu’un qui n’a pas de compétences Microsoft Office

• Les avantages d’utiliser des tests de recrutement pour évaluer les compétences MS Office

• Les types de tests que vous devriez utiliser pour évaluer les compétences Microsoft Office

Quels sont les postes qui nécessitent des tests Microsoft Office ?

Les connaissances en informatique ne se limitent pas à un petit nombre de postes dans le monde des affaires. Aujourd’hui, la plupart des emplois exigent des connaissances en informatique. Il en existe néanmoins qui nécessitent Microsoft Office plus que d’autres :

• Les postes dans l’administration : les postes administratifs impliquent l’utilisation de plusieurs outils de bureau, car un administrateur doit maîtriser les systèmes de classement, la saisie de data, la gestion des fournitures de bureau et la planification des rendez-vous.

• Les postes de bureau : travailler dans un bureau aujourd’hui signifie être à la pointe de la technologie et savoir parfaitement l’utiliser. MS Office doit faire partie des compétences de tout employé de bureau.

• Les postes de direction : un manager a une multitude de tâches et de responsabilités sur son lieu de travail, et presque tous nécessitent l’utilisation d’outils et de technologies MS. Ces tâches comprennent entre autres, la rédaction de notes de service et de procédures opérationnelles, la planification d’appels et de réunions, et le suivi des systèmes de récompense et de reconnaissance.

• Le service client : un poste du service à la clientèle exige actuellement que les employés échangent avec le client par téléphone tout en recherchant la solution sur leur PC. Ainsi, un employé du service client a besoin de compétences MS Office pour trouver des solutions et aider les clients à les appliquer.

• Ventes et marketing : participer à la correspondance commerciale, rédiger des e-mails professionnels, créer et tenir des présentations, avoir une feuille Excel comme outil de suivi ou CRM. Toutes ces compétences et bien d’autres sont des compétences MS Office dont tout spécialiste du marketing ou agent commercial a besoin.

• Finances :des compétences avancées Excel sont nécessaires pour un comptable ou toute personne travaillant dans ce secteur.

Les avantages d’utiliser un test de compétences Microsoft Office en ligne

Les postes mentionnés ci-dessus ne sont qu’un échantillon de ceux pour lesquels MS Office est une condition préalable pour faire du bon travail. Mais les compétences MS Office sont soit nécessaires, soit utiles pour améliorer la productivité de l’employé dans de nombreux autres postes, raccourcir la durée de réalisation des tâches et simplifier les communications.

Dans cette perspective, un manager du recrutement doit vérifier les compétences Microsoft Office de tous les candidats.

Étant donné que de nombreux candidats affirment avoir des compétences MS Office dans leur CV, comment déterminer si ces déclarations sont vraies ?

La meilleure façon d’y voir plus clair consiste à passer par des tests de recrutement. Et pour plusieurs raisons :

• Les entretiens téléphoniques et les entretiens en personne ne sont pas adaptés pour évaluer les compétences MS Office d’un candidat

• Les tests de recrutement sont faciles à organiser. Ils classent tous les candidats et donnent des résultats objectifs et impartiaux

• Vous pouvez facilement comparer les scores des candidats lorsque vous leur faites passer des tests de recrutement

Voici les principaux avantages de l’utilisation d’un test de recrutement pour évaluer les compétences Microsoft Office.

Élimination des candidats non qualifiés

Peu importe si vous recevez 15, 100 ou 2 000 candidatures pour le poste vacant. Vous créez et envoyez d’un simple clic le test de recrutement MS Office à tous vos candidats.

Les tests de recrutement ont cet avantage particulier qu’ils ne vous font pas perdre de temps, ni à vous ni à vos candidats. Avec un test de recrutement, vous voyez immédiatement si une personne a les compétences nécessaires ou non pour avancer dans le processus d’embauche.

Veuillez prendre en compte les data suivantes : toute offre d’emploi reçoit en moyenne 118 candidatures. Un entretien dure en moyenne entre 45 et 60 minutes. Voir et évaluer tous ces candidats vous prendrait trois semaines complètes avec des journées de 8 heures.

Avec un test de recrutement, vous éliminez tous les candidats qui ne vous conviennent pas. Pour ceux et celles qui restent, vous pouvez vérifier leurs compétences MS Office dans leurs CV.

Utiliser des tests de recrutement

Vous n’utiliserez pas un test de compétences Microsoft Office seul, vous l’utiliserez conjointement avec d’autres tests faisant partie de votre ensemble de tests de recrutement.

Imaginons que vous recrutiez un comptable. Il serait judicieux de lui faire passer un test de recrutement Microsoft Office Excel, le test de base et celui avancé. Mais en plus de cela, vous devriez évaluer certaines de ses autres compétences dans le cadre de vos tests de recrutement :

• Test de comptabilité financière (normes US GAAP) : ce test vous aide à évaluer les compétences techniques d’un comptable, afin que vous puissiez vous assurer qu’il connaît les lois, règles et réglementations qui régissent la comptabilité.

• Test de mathématiques intermédiaire : ce test vous aide à évaluer les compétences en mathématiques du la candidat ; tout bon comptable doit s’y connaître en mathématiques avancées.

• Test de raisonnement numérique : un test de raisonnement numérique n’est pas un test de mathématiques ; il s’agit d’un test de raisonnement logique qui évalue la capacité des candidats à raisonner à partir de nombres en leur faisant interpréter des chiffres, des pourcentages, des tableaux, des graphiques et des diagrammes.

• Test d’attention aux détails (textuel) : vous voulez que votre comptable soit une personne soucieuse des détails, afin qu’il puisse repérer tout ce qui est important. Puisqu’il doit s’occuper des finances, des lois et des règlements, il ne peut donc pas être négligent.

Évaluez le niveau de compétences actuel de votre personnel

Vous pouvez même faire passer à vos employés un test de compétences Microsoft Office. Avec les résultats, vous pouvez analyser leurs lacunes actuelles et créer un plan de formation pour les combler.

Il est toujours préférable de connaître les lacunes de vos employés, car vous pouvez par la suite créer un programme pour les former dans ces domaines, et une évaluation des compétences Microsoft Office peut vous aider en ce sens.

Types de tests d’évaluation Microsoft Office

Pour les évaluations des compétences Microsoft Office, quelques tests sont indispensables pour évaluer les connaissances en informatique.

Microsoft Excel

Il existe deux tests Microsoft Excel distincts que vous pouvez envoyer à vos candidats :

• Test Microsoft Excel (général)

• Test Microsoft Excel (avancé)

Le test Microsoft Excel (général) évalue la capacité du la candidat à lire des feuilles de calcul, à effectuer des calculs simples et à utiliser des tableaux. Ce test est utilisé lorsque vous souhaitez recruter :

• Des assistants de direction

• Des assistants de direction

Test à faire passer à vos candidats :test Microsoft Excel (général)

Le test Microsoft Excel (avancé) évalue la maîtrise des outils Excel tels que les formules avancées, les rapports et les visualisations, et l’organisation des data. Ce test est utilisé lorsque vous souhaitez recruter :

• Des professionnels des finances

• Des professionnels du marketing et de la vente

• Des cadres supérieurs

• Des data scientists

• Comptables

Test à faire passer à vos candidats :test Microsoft Excel (avancé)

Microsoft PowerPoint

Le test Microsoft PowerPoint évalue les compétences créatives et de création de concepts des candidats et leur capacité à les traduire en présentations vivantes. Les tests évaluent également leurs compétences techniques pour voir s’ils peuvent créer des diapositives intéressantes ou des jeux de diapositives convaincants et dans quelle mesure ils utilisent les objets.

Ce test est utilisé lorsque vous souhaitez recruter :

• Des managers en développement commercial

• Des consultants

• Des postes de marketing

• Concepteur

Test à faire passer à vos candidats :test Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook (compétences en messagerie électronique)

Le test Microsoft Outlook évalue la capacité des candidats à utiliser l’outil Microsoft Office Outlook, les fonctions de messagerie au travail, la planification de réunions et de rendez-vous et les normes générales pour écrire des e-mails.

Ce test est utilisé lorsque vous souhaitez recruter :

• Des assistants personnels

• Des assistants de direction

• Des réceptionnistes

• Des responsables de service client

• Des vendeurs

Test à faire passer à vos candidats :test de compétences en messagerie (Microsoft Outlook)

Microsoft Windows

Le test Microsoft Windows évalue l’utilisation par les candidats des concepts et opérations de base de Windows, la gestion des fichiers dans l’explorateur de fichiers Windows et la terminologie de base de Windows.

Vous pouvez utiliser ce test lorsque vous souhaitez recruter :

• Des assistants administratifs

• Des assistants de direction

• Des réceptionnistes

• manager.

Test à faire passer à vos candidats :test Microsoft Windows

Microsoft Word

Le test Microsoft Word évalue la capacité des candidats à utiliser des fonctionnalités de Microsoft Word telles que l’enregistrement, la protection, la fermeture, l’impression d’un document, le formatage des pages, l’utilisation d’outils d’édition et les notes de bas de page.

Ce test est utilisé lorsque vous souhaitez recruter :

• Des assistants personnels

• Des assistants de direction

• Des rédacteur de contenu et éditeur

• Des marketers

• Des managers RH

Test à faire passer à vos candidats :test Microsoft Word

Identifier les candidats ayant les meilleurs résultats au test d’évaluation Microsoft Office

Les connaissances en informatique ne sont plus un bonus bienvenu : c’est une compétence indispensable dans le monde actuel des affaires. Et elles commencent par les compétences nécessaires pour utiliser les outils Microsoft Office.

Les tests de recrutement vous aideront à évaluer les compétences MS des candidats et à écarter les candidats non qualifiés du processus d’embauche. Si vous n’êtes pas encore convaincu de tester ces compétences, nous vous suggérons de lire notre article sur les tests de connaissances en informatique, qui vous fournira plus d’informations.